WorkFlow Management

Flussi di lavoro customizzati per soddisfare anche le esigenze più critiche

Il workflow management è quel complesso di tecnologie che permette di inserire automazioni e i controlli per il miglioramento dei flussi di lavoro e dei processi aziendali.

Il Workflow Management è quel complesso di tecnologie che permette di inserire automazioni e controlli per il miglioramento dei flussi di lavoro e dei processi aziendali. L’automazione del flusso di lavoro rende quest’ultimo più veloce, ripetibile e monitorabile. La nostra soluzioni di WorkFlow Management consentono di ottenere flussi complessi mediante una corretta configurazione di regole ed azioni, permettendoci di sviluppare Workflow Custom per soddisfare anche le esigenze più critiche.

 

AdiCube

La soluzione, facile e veloce nella sua customizzazione, che proponiamo, si chiama AdiCube ovvero la soluzione di WorkFlow relativa alla soluzione documentale On-Premises di Adiuto. La soluzione è sviluppata in ambiente Java ed è completamente fruibile attraverso un browser e quindi direttamente accessibile anche da tablet e smartphone; perfettamente integrabile con tutti i sistemi informativi aziendali, interagisce con i database più comuni e diffusi. Adiuto supporta e tiene sotto controllo i processi aziendali gestendone le attività in modo complementare ai sistemi gestionali presenti in azienda (ERP, CRM, SCM, legacy, ecc.) diventandone naturale estensione.

 

 

Principali Funzionalità 

CREAZIONE E GESTIONE DEI PROCESSI: Modellazione grafica e guidata del processo; gestione dei processi che vengono innescati a cascata da altri.
CHECK LIST e DEADLINE: gestione delle liste di controllo con elenco delle attività da compiere e intervalli di tempo nei quali i processi vengono gestiti.
INSTRADAMENTO: gestione di attività sequenziali o parallele
CONDIZIONI: capacità del WorkfFow di valutare un attributo del documento o processo e conseguentemente deciderne il corretto instradamento.
GESTIONE DATI: il WorkFlow monitora ed evidenzia automaticamente gli stati di avanzamento del processo o del documento.
INTERAZIONE E INTEGRAZIONE : automatismi che permettono l’invio di mail , alert e notifiche e innescano nuove azioni su sistemi diversi
GESTIONE GRUPPI E FUNZIONI: attribuzione delle mansioni a gruppi o funzioni aziendali
CREAZIONE FORM: Possibilità di creare form che inneschino WorkFlow
AUDIT: estrazione e visualizzazione di tutti i dati del sistema

 

Aumenta la Produttività 

L’impresa dotandosi di applicativi per la gestione automatizzata dei flussi documentali e per il monitoraggio degli interventi di manutenzione crea le condizioni per una fusione con il database del sistema gestionale dell’azienda, permettendo ad esempio la ricerca documentale in base al codice o alla descrizione di articoli specifici o ai contenuti dei documenti stessi.

 

I responsabili dei processi produttivi saranno così facilitati nella preparazione dei certificati di conformità delle materie prime utilizzate, nel monitoraggio delle scadenze di consegna e degli incassi dei crediti commerciali.

 

 

Il Caso GDPR 

che tipo di impatto può avere la normativa sulle imprese?

Il GDPR lascia maggiore discrezionalità ai titolari sulle modalità attraverso le quali conformarsi alle sue disposizioni ma si deve essere in grado di dimostrare le scelte, in particolare:

  • Documentabilità: è rilevante la possibilità di avere la documentabilità delle scelte effettuate dal titolare del trattamento che comporta la conservazione delle evidenze di cio che si è fatto per ottenere il risultato previsto.

  • Processo documentale: i titolari devono essere in grado di documentare il processo che ha portato alla definizione del Registro dei Trattamenti, alla valutazione di un sistema di rischio e alla decisione di notifica dei Data Breach; di aver attutato un «Data Protection by Design»; di aver attuato i controlli posti in essere dai titolari.

  • Digitalizzazioneprocesso digitale inevitabile per gli aspetti legati alla gestione degli adempimenti legati alla protezione dei dati nell’ottica di informatizzazione dei processi ma anche in una logica di gestione documentale e di Workflow approvativo per le scelte per i controlli effettuati.

 

Come il processo di digitalizzazione interviene a vantaggio del GDPR?

Per garantire la Compliance al GDPR le imprese dovranno avere capacità di definire, gestire, documentare e mettere in azione i processi in modo trasversale a tutta l’organizzazione.

E’ evidente come sia importante il processo digitale per essere conformi alla normativa!

Processi: le aziende devono obbligatoriamente implementare processi di compliance

Assessment: processi di assessment periodici dei trattamenti esistenti

Analisi: Valutazioni periodiche dell’impatto di specifici trattamenti e dei rischi esistenti in materia di sicurezza

Risk Based: misure idonee definite sulla base di approccio risk-based

Data Breach: modello strutturato per gli incidenti

Audit: Revisione periodica dell’effettiva attuazione ed efficacia delle misure di sicurezza in essere

La GDPR prevede che ogni azienda comprenda la normativa, definisca una governance in fine definisca un quadro operativo finalizzato al controllo e alla minimizzazione del rischio.

I Processi operativi diventano quindi sicuri e gestibili attraverso il digitale e le relative applicazioni di WorkFlow Management!

Per garantire la Compliance al GDPR le imprese dovranno avere capacità di definire, gestire, documentare e mettere in azione i processi in modo trasversale a tutta l’organizzazione.

L’attuazione di alcuni particolari processi fondamentali per il GDPR avviene attraverso:

  1. Identificazione, Formalizzazione, Mantenimento della mappatura dei ruoli con le diverse responsabilità organizzative

  2. Gestione dei registri dei trattamenti e procedure di valutazione periodica

  3. Valutazione di impatto e rischio di ogni specifico trattamento PIA «Protection Impact Assessment»

  4. Definizione delle misure di sicurezza e governo del grado di attuazione

  5. Gestione del «Remediation Plan» delle misure di sicurezza non adottate

  6. Gestione del processo «Privacy by Design»

  7. Gestione del registro incidenti e dei diversi Audits

E’ evidente come i tradizionali strumenti office quali ad esempio Excel per la gestione dei dati, cartelle File System per la gestione dei documenti NON posso gestire processi di tale complessità Ma si necessita di Piattaforme Documentali Conformi al GDPR.

 

 

 Le soluzioni documentali di logatek a supporto del gdpr

La soluzione documentale on-premises ADIUTO Compliant GDPR permette sui diversi processi di:

  1. Rispettare in modo semplice e strutturato la normativa GDPR

  2. Digitalizzare i processi e permette di attuare in modo affidabile le procedure aziendali

  3. Tracciare i processi e verificare a posteriori i livelli di compliance

  4. Descrivere e determinare la prova inconfutabile delle responsabilità di processo

  5. Accedere ai dati facile e veloce al fine di controllare e modificare le condizioni di trattamento

  6. Realizzare il processo trasparente ai soggetti interessati al trattamento dei dati

ADIUTO con le sue soluzioni di ADICUBE e ADISIGN permette di realizzare WorkFLow approvativi con Firme elettroniche avanzate per gestire tutti i livelli di complessità dei diversi processi GDPR per i clienti.

 

 

Il Valore Aggiunto

I diversi WorkFlow rappresentano oggi il vero centro del possibile servizio a valore percepito.

Le Applicazioni servono ad abilitare le necessità percepite.

I diversi WorkFlow vengono individuati come necessità e sviluppati come soluzioni.

Integrazione di motori di Workflow potenti e flessibili

Stampanti e Multifunzione abilitate al servizio

HP PageWide Managed P57750dw
Stampanti Multifunzione Colore

HP PageWide Managed P57750dw

Tipologia

Colore

Formato Max.

A4

Velocità Max.

50ppm

Tecnologia

PageWide

Stampanti Multifunzione Colore

Konica Minolta bizhub C3351

Tipologia

Colore

Formato Max.

A4

Velocità Max.

33ppm

Tecnologia

Laser

HP PageWide Managed Color E58650dn
Stampanti Multifunzione Colore

HP PageWide Managed Color E58650dn

Tipologia

Colore

Formato Max.

A4

Velocità Max.

75 ppm

Tecnologia

PageWide