Industria 4.0

“Le imprese raramente muoiono per muoversi troppo velocemente, spesso muoiono per muoversi troppo lentamente”

cit. Clayton Christensen

L’evoluzione delle tecnologie e del lavoro spinge gli utenti a muoversi e a vivere la propria dimensione professionale in maniera estremamente più dinamica, multicanale e multidispositivo. La digitalizzazione della comunicazione non ha decretato la fine dei processi di stampa, anzi li ha valorizzati, confermando il loro valore aggiunto in termini di servizio.

La tecnologia sta trasformando il mondo del lavoro. L’evoluzione dei dispositivi mobili, prima con l’arrivo dei pc portatili e in seguito con la diffusione degli smartphone e dei tablet, ha favorito una cultura all’insegna dell’innovazione e di un’estrema dinamicità. Lo sviluppo ha cambiato i paradigmi della produttività individuale e aziendale, stimolando la creazione di una nuova intelligenza di servizio che usa in binomio hardware e software di ultima generazione per consentire alle persone di interagire in modo diverso non solo tra loro ma anche con tutti i sistemi intra e interaziendali.

A questo proposito, infatti, Gartner non parla più di postazioni di lavoro all’interno delle aziende ma di digital workplace. Il motivo è chiaro: la produttività individuale e aziendale non dipendono più dal dispositivo utilizzato quanto, piuttosto, dalla capacità delle organizzazioni di supportare gli utenti offrendo nuove modalità di accesso, di condivisione e di scambio dei contenuti che in entrata e in uscita passano sempre e comunque dalle tecnologie. Si tratta di un grosso cambiamento pratico e organizzativo rispetto ai paradigmi dello spazio/ufficio e della governance dei sistemi, delle informazioni e, più in generale, dell’intera comunicazione. Questo succede in qualsiasi ambito applicativo, in qualsiasi settore e in ogni tipo di organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni.

Le nuove esigenze degli utenti

Chi fa business oggi lavora in maniera più smart, più veloce e più efficiente. Attraverso l’uso di tecnologie intelligenti può collaborare, condividere informazioni e connettersi con i colleghi dentro e fuori l’ufficio. Utilizzare lo smartphone per fare mille altre cose oltre a una telefonata, ha abituato la gente a usare le tecnologie informatiche per comunicare, lavorare e rimanere connessi anche in mobilità. Il livello di disponibilità all’interazione digitale ha innescato una nuova curva di apprendimento spontanea delle persone, che oggi arrivano in azienda con un livello di preparazione e disponibilità all’innovazione un tempo inimmaginabili.

Questo tipo di evoluzione sta spingendo le organizzazioni ad adottare modelli di smart working in cui, sfruttando la Mobility, la Unified Communication & Collaboration e il social computing, si favorisce una continuità operativa dell’utente (e quindi del business), permettendo una significativa flessibilità rispetto al posto di lavoro. In questo contesto, integrare un processo di gestione della carta e della stampa con i processi digitali significa predisporre nuove modalità di interazione e di relazione tra gli utenti e i dispositivi di stampa. Non è semplice ma, prima o poi, diventa un passaggio obbligato per tutte le organizzazioni.

I dati delle survey condotte a livello internazionale raccontano come la metà delle aziende (49%) tra il 2014 e il 2015 abbia predisposto un sistema che consente anche ai dispositivi mobili di stampare e come il 33% delle aziende, pur non avendo questo tipo di servizio, sia però disposto a valutare con interesse la possibilità di introdurlo in azienda.
Secondo lo studio “Mobile Print Enterprise” condotto dagli analisti di Quocirca nell’aprile del 2015, molte organizzazioni europee e americane hanno alzato la loro soglia di attenzione rispetto alle esigenze degli utenti in mobilità. In dettaglio, il 73% del campione si è detto interessato a nuove soluzioni capaci di supportare il mobile printing. Ad oggi, però, solo il 14% del panel ha impostato una soluzione che consente a notebook, smartphone, tablet di interagire coi dispositivi di stampa aziendali (nel 2012 era però solo il 5%) mentre il 35% ha in programma di predisporre questa modalità entro i prossimi 12 mesi.

Managed Print Services: come e perchè razionalizzare la governance

Dipendenti e collaboratori richiedono maggiore elasticità e flessibilità nell’accesso ai sistemi e alle informazioni: sempre più spesso si trovano a utilizzare indifferentemente dispositivi fissi e dispositivi mobili e quando devono stampare vorrebbero un’unica soluzione di continuità. Per i responsabili della gestione non è facile risolvere la questione, a partire da una grande varietà di dispositivi e di sistemi operativi che devono accedere ai contenuti aziendali. Ci vuole prima di tutto una grossa capacità di razionalizzazione per riuscire a introdurre un’automazione di nuovo livello tale da garantire la protezione dei dispositivi e delle informazioni e, al contempo, nuove logiche di integrazione e di controllo.
Perché farlo? Per tanti motivi diversi, a partire dal fatto che serve a monitorare e analizzare i processi di stampa aiutando così a contenere i costi e a ottimizzare al meglio le risorse. Secondo le analisi dei ricercatori di Quocirca su un campione significativo di aziende inglesi, francesi, tedesche e statunitensi di grandi dimensioni, il motivo principale che sta spingendo il mondo imprenditoriale ad adottare una soluzione strutturata di Managed Print Services vede al primo posto la sicurezza prima ancora della razionalizzazione dei costi, al secondo posto. Al terzo posto le imprese segnalano la volontà di incrementare la qualità dei servizi (Fonte: “Managed Print Services Landscape” - Quocirca 2015).

Anche i sistemi aziendali devono diventare più Smart

Sul tema della gestione della mobility e del Bring Your Own Device (BYOD) le aziende hanno avuto un po’ di problemi, oggi per la maggior parte risolti, attraverso le nuove filosofie del COPE (Corporate Owner Personal Enabled) e del COBO (Corporate Owner Business Enabled) dove, in vario modo, i dispositivi mobili usati dai dipendenti sono di proprietà dell’azienda ma agli utenti vengono offerti una serie di accessi ai servizi aziendali in modalità estesa o, in caso di una governance più restrittiva, legati esclusivamente alle attività di business. Quello che rimane un dato di fatto è che gli utenti sono cambiati: grazie alla consumerizzazione dell’IT sono più informatizzati e, a secondo delle tecnologie che utilizzano, sono sempre più in movimento e sempre più dinamici.

È per questo che oggi si aspettano di poter lavorare in un’unica soluzione di continuità con il loro desktop aziendale, con il loro notebook così come con il loro smartphone o il loro tablet. È questo il motivo per cui anche in Italia la necessità di andare incontro all’evoluzione delle esigenze degli utenti mobili sta facendo riflettere le imprese su come impostare la gestione e il governo di istanze diverse, che si relazionano non soltanto alla multicanalità di dipendenti, collaboratori e clienti ma anche all’insieme di servizi legati all’uso sempre più indifferenziato di dispositivi fissi e mobili. In Italia, ad esempio, in azienda lo smartphone viene utilizzato più del telefono fisso: secondo una ricerca condotta da NetworkDigital4 si parla di un 78% contro un 67%.

Guardando la ripartizione d’uso dei dispositivi a supporto della comunicazione tra i vari settori si evince come in Italia il tablet superi di molto l’utilizzo del notebook: ad esempio, nella PA parliamo di un 45,45% contro un 27,27%, nella distribuzione di un 49,46% contro un 35,48%, nella produzione di un 45,29% contro un 35,88% e nella logistica e trasporti di un 41,38% contro il 34,48% (Fonte: “Smart working nelle aziende italiane: le scelte, i trend e i desideri di innovazione”, Networkdigital4 - gennaio 2016).

Un punto importante da analizzare riguarda l’attenzione dimostrata dalle aziende nei confronti di soluzioni di ultima generazione per lo scambio dei dati: oltre la metà (54%), sarebbe interessata a soluzioni NFC che offrano la possibilità di attivare lo scambio di informazioni con un semplice tocco dello smartphone con un altro smartphone o con un altro dispositivo come, ad esempio, una stampante.

Secondo i dati raccolti dai ricercatori nelle loro interviste, inoltre, quasi la metà delle aziende (49%) sarebbe interessata a soluzioni biometriche per potenziare la sicurezza di dispositivi e applicazioni, semplificando i processi di accesso ed elevando i livelli di protezione delle informazioni.