La Stampa nell'era Digitale

Una nuova cultura aziendale, sempre più orientata a una dimensione multitasking, multidispositivo e multicanale dei dipendenti, dei partner, dei collaboratori e dei clienti, fa sì che i confini tra lavoro e tempo personale diventino sempre più liquidi. Il denominatore comune del business e della governance, sempre e in ogni caso, rimane uno solo e cioè che le persone, per migliorare la loro produttività, esigono servizi più smart.

Per questo motivo le aziende stanno finalizzando l’ottimizzazione dei loro asset in modo da riuscire a fornire la tecnologia necessaria a supportare gli utenti a lavorare secondo nuovi approcci e nuove modalità più aperte, flessibili e allo stesso tempo controllate e sicure. In tutto questo, se è vero che la progressiva digitalizzazione delle informazioni sta diventando il denominatore comune in tutte le imprese, portando a una diminuzione della quantità di documenti stampati, la stampa rimane un aspetto centrale dell’operatività aziendale. Gli utenti, lavorando con dispositivi diversi, non solo sono sempre connessi e comunicanti ma iniziano ad esigere accesso non solo alle informazioni aziendali in modalità digitale ma anche stampata.

cosa significa stampare oggi

Che sia on line oppure off line, l‘editing oggi ha molte marce in più che vengono da nuove soluzioni più avanzate rispetto all’uso del colore e degli inchiostri, ma anche ad applicazioni che, avvalendosi di template grafici ottimizzati, aiutano gli utenti a scegliere le soluzioni migliori, ottimizzando i risultati.

Quello che nell’era digitale non è cambiato è il valore percettivo della stampa che le permette di conservare il suo valore assoluto perché in moltissimi casi il supporto cartaceo rimane un ausilio fondamentale per una buona comunicazione. Qualsiasi documento, stampato e a colori, porta con sé più di un valore aggiunto.

printing 4.0: ecco quali sono le nuove tecnologie abilitanti

L’Enterprise Content Service non è che l’ennesimo punto d’arrivo di una progressiva informatizzazione delle aziende che, attraverso le varie forme della digitalizzazione, ovvero della mobility, del cloud, dei big data e della Internet of Things sta traghettando le aziende verso quella che IDC definisce come era della terza piattaforma. Seguendo questo ragionamento, sottolineano gli analisti, uno degli aspetti su cui le aziende si devono concentrare è come gestire al meglio il digital journey degli utenti, favorendo lo smart working e sfruttando quella progressiva sensorizzazione del mondo chiamata IoT.

L’intelligenza delle cose, infatti, corrisponde alla progressiva informatizzazione di oggetti che, diventando connessi e comunicanti, diversificano la quantità e la qualità funzionale per offrire nuovi servizi più puntuali ed efficienti. In questo senso le stampanti sono state forse il primo esempio di una Internet of Things di prima generazione, facendo convergere non soltanto le funzioni di stampa ma anche di copia, di scanner e di fax, per offrire, prime tra tutte le periferiche d’ufficio, connettività wireless a tutti i computer autorizzati a connettersi alla rete aziendale. Oggi, dal Machine to Machine allo Human To Machine ...il tap è breve. I nuovi orizzonti della comunicazione, analogica e digitale, consentono di scansionare documenti e trasferirli sullo smartphone o sul tablet semplicemente avvicinando i due dispositivi o, ancora, di stampare i documenti dal telefonino o dal tablet quando servono e ogni volta che servono. Studenti e professionisti, invece di prendere appunti, possono fotografare le lavagne, le parti di libro condivise, sessioni dimostrative in laboratorio e poi procedere a stampare la documentazione utile allo studio e alla ricerca.

Gli smart worker che vanno e vengono da uffici e sedi diverse, spesso si muovono con un equipaggiamento leggero. Il che significa che vogliono poter stampare, faxare o scansionare utilizzando come dispositivo il proprio smartphone o il proprio tablet. 
Nell’era digitale, insomma, le funzionalità di printing assumono nuove dimensioni di servizio. Di fatto, le stampanti e le multifunzioni, oltre a essere ottimizzate per ridurre i consumi di energia, di carta e di inchiostro, offrono agli utenti moltissime modalità di connessione: da chiavetta USB, ad esempio, da flash della macchina fotografica o, ancora, in modalità senza fili da qualsiasi dispositivo fisso e mobile. L’innovazione negli ultimi modelli consente modalità di smart printing estremamente più evolute, capaci di soddisfare non solo l’esigenza di velocità e di comodità degli utenti ma anche la qualità della governance aziendale, garantendo maggiore sicurezza rispetto alla protezione dei dati e nuove modalità di interazione.

dallo smartphone allo smart printing

Il mobile printing, ovvero la possibilità di stampa di documenti direttamente da smartphone e da tablet, è una funzionalità che semplifica e velocizza l’attività di stampa per chi sempre più spesso si trova a lavorare su dispositivo mobile. 
Come? Grazie a una nuova intelligenza a livello applicativo che permette agli utenti di stampare dal proprio smartphone o tablet immagini, pdf, fogli di calcolo, presentazioni o pagine web così come ricevere scansioni e mandare fax dai dispositivi multifunzione di nuova generazione.

I multifunzioni e le stampanti odierne a tutti gli effetti sono veri e propri nodi della rete aziendale trasformandosi in veri e propri touch point grazie ai quali gli utenti trasformano i processi analogici in processi digitali e viceversa. Stampare da pc, notebook, smartphone, tablet e, in futuro, smart watch o smart glasses grazie a una standardizzazione nativa all’interno del sistema operativo, non sarà più un problema per chi deve gestire i processi di comunicazione e di stampa.
Garantire agli utenti in mobilità una interazione senza fili e senza dover installare alcun driver di stampa velocizza sensibilmente la produttività individuale ma anche il livello di soddisfazione degli utenti, garantendo all’azienda il massimo controllo sui processi e sui servizi erogati, potendo verificare code ed eventuali anomalie in input e in output. Ma non solo.

Sempre grazie all’intelligenza del software a portata di mano e a portata di azienda, gli smartphone e il tablet diventano a loro volta dispositivi fondamentali a supporto delle attività di monitoraggio e di controllo così come in fase di assistenza. Basterà scaricare una app sul telefonino e i multifunzione inizieranno a dialogare con il personale comunicando, ad esempio, qual è il livello dei toner aiutando in modo predittivo a gestire la futura sostituzione nei tempi giusti. Tramite un sistema di alert, infatti, il multifunzione manda un messaggio in automatico quando una cartuccia toner deve essere sostituita, permettendo un intervento immediato e puntuale che non va a rallentare eccessivamente il flusso di lavoro della stampante o dei multifunzione.

La tecnologia NFC (Near Field Communication) è l’ultima frontiera della connettività, perché permette di far comunicare un dispositivo mobile e un altro dispositivo, senza bisogno di alcun set-up wireless specifico o configurazione. La chiave tecnologica è l’identificazione a radio-frequenza a corto raggio, integrata nella maggior parte degli smartphone Android che, per altro, ad oggi in Italia rappresentano il 70, 7% del mercato (Fonte: “Smartphone OS sales market share Kantar Worldpanel ComTech - 2015).

Una volta installata una app dedicata alla gestione della stampa, all’utente basta appoggiare il proprio smartphone sull’etichetta NFC della stampante o della multifunzione abilitata a gestire la Near Field Communication per stampare immagini, documenti, presentazioni, e-mail, biglietti aerei e qualunque altro contenuto presente sul proprio device mobile. Stampare le proprie mail, presentazioni e i propri documenti, insomma, diventa un’operazione semplice, rapida e sicura.

L’evoluzione delle tecnologie e del lavoro spinge gli utenti a muoversi e a vivere la propria dimensione professionale in maniera estremamente più dinamica, multicanale e multidispositivo. La digitalizzazione della comunicazione non ha decretato la fine dei processi di stampa, anzi li ha valorizzati, confermando il loro valore aggiunto in termini di servizio.

Le aziende lo sanno molto bene e proprio per questo stanno cambiando approcci e strategie per gestire il governo dei workflow aziendali integrando strategie di Enterprise Content Management in cui la stampa diventa un tassello chiave non solo a supporto di una migliore produttività individuale e aziendale ma anche nell’ottica di un miglior presidio della qualità associata alla gestione documentale.

Garantire agli utenti in mobilità la possibilità di stampare con estrema facilità e sicurezza è una componente chiave del servizio a supporto dell’operatività ma anche di una migliore business continuity. Le nuove dimensioni dello smart working, infatti, offrono a dipendenti, colleghi, partner e collaboratori tempi e modi diversi per lavorare e la possibilità di stampare da qualsiasi dispositivo fisso o mobile diventa un must della governance.