La soluzione completa per l’integrazione della gestione e del controllo dei processi di stampa

Il reparto informatico di un'azienda generalmente è tenuto ad occuparsi dei processi di stampa che diventano sempre più complessi. Le soluzioni innovative su tali processi permettono di ridurre il carico di lavoro per il controllo dei flussi di stampa e la gestione del parco stampanti. Le problematiche che un reparto informatico riscontra maggiormente sono: l'aggiornamento dei driver di stampa, l'indisponibilità delle stampanti dentro e fuori l'ufficio, le richieste di assistenza e il reintegro dei consumabili.

L'amministratore di sistema di un’azienda è responsabile della manutenzione e del monitoraggio dei server, delle stampanti di rete, dei sistemi di sicurezza, che devono garantire a tutto il personale un ambiente di lavoro efficiente.

La gestione delle stampanti di rete è l'attività che incide maggiormente sui costi dell'azienda, che invece per ridurre le spese di gestione deve risparmiare su consumabili, carta ed elettricità. L'integrazione del parco stampanti aziendale in un sistema ICT permette la velocizzazione dei processi di stampa, la digitalizzazione dei documenti, il monitoraggio dei valori di stampa e il pronto intervento per il contenimento dei costi.
Se precedentemente il modello di business era orientato alla presenza di un parco macchine disomogeneo, ora si preferisce un modello che favorisce l’uso di dispositivi di rete collocati presso postazioni che permettono la condivisione. Questo cambiamento consente di sostituire scanner, fotocopiatrici, stampanti con sistemi multifunzione in grado di soddisfare le medesime esigenze ma razionalizzando le spese e di liberare il reparto informatico dalle incombenze della gestione del parco macchine e dal riordino dei consumabili.

L’approccio ai modelli di stampa attraverso la revisione del parco stampanti ha permesso di ridurre sensibilmente il numero di fornitori con cui relazionarsi per la gestione del processo di stampa, a differenza del precedente dove invece ci si relazionava con numerosi fornitori: uno per le stampanti, uno per la carta, uno per i toner e uno per l'assistenza tecnica.

La sostituzione delle stampanti da tavolo con sistemi multifunzione, l'analisi dettagliata dei costi di stampa e le statistiche sui volumi, il monitoraggio e la manutenzione da remoto e la gestione automatica dei materiali di consumo generano sostenibilità del processo nel lungo periodo e accorciano il PBP (PayBackPeriod) fino a portarlo in meno di 24 mesi.