La logistica e i processi documentali e di stampa

In un ambito come quello del trasporto merci i processi, per prassi e procedure interne, sono generalmente basati su carta e penna eppure la loro digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti possono portare ingenti benefici in termini di efficacia ed efficienza.
Il processo di trasporto e consegna merci nel suo svolgimento tradizionale prevede la stampa, almeno di tre copie, del Documento di Trasporto (DdT), la sua archiviazione da parte dell'emittente e del ricevente, la firma di tutti gli attori coinvolti che generalmente sono: fornitore, trasportatore, cliente. Oltre al Ddt, i principali documenti impiegati nelle attività di trasporto sono le fatture e le bolle di accompagnamento, la cui trasmissione telematica non è ancora possibile. Questo scenario può trarre molti benefici dalla digitalizzazione perché la documentazione fiscale a supporto delle attività di trasporto e consegna, grazie ad una serie di norme, può essere completamente digitalizzata.

Le soluzioni possibili per la dematerializzazione dei documenti nei processi di trasporto sono tre:

• Dematerializzazione degli archivi
• Digitalizzazione dei flussi informativi
• Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processi attraverso workflow management

Dematerializzazione degli archivi

Il fornitore che attiva la spedizione decide in modo indipendente e trasparente per gli altri attori del processo di trasporto di portare in Conservazione Sostitutiva solo il DdT attivo, stampando esclusivamente la copia del Documento di Trasporto da consegnare al cliente. Il fornitore rinuncia, quindi all firma del cliente sulla copia del DdT che rientra in sede. Il cliente destinatario della consegna può scegliere di portare in Conservazione Sostitutiva il Documento di Trasporto ricevuto previa acquisizione dell’immagine mediante scansione. Se il cliente è in possesso di sistemi di scansione dotati di soluzioni “intelligenti” può anche automatizzare la registrazione dei dati a sistema.

Digitalizzazione dei flussi informativi 

Il mittente e il destinatario si accordano per attivare un “dialogo” in formato elettronico strutturato che procede parallelo al flusso fisico delle merci (con relativo DTT). Si introducono quindi dei messaggi strutturati (avviso di spedizione, di consegna, notifica ricezione merci) ai soli fini gestionali e di processo, mentre si mantengono presso tutti e due gli attori del processo gli archivi cartacei per i DDT.
In questo caso i benefici derivano sia da una maggiore efficienza ed efficacia sul processo (ricordiamo che le informazioni che circolano sono strutturate e in formato elettronico), che da un maggiore controllo del processo stesso (si pensi all’avvenuta consegna).

Completa dematerializzazione e digitalizzazione dei processi attraverso workflow management

I flussi informativi si sostituiscono in toto alla documentazione cartacea a valenza fiscale che accompagna la merce. Gli archivi cartacei vengono sostituiti dalla conservazione sostitutiva dei messaggi scambiati nel “dialogo” digitale parallelo alla consegna fisica della merce. Si possono anche impiegare tablet o palmari per raccogliere elettronicamente le firme autografe e/o grafometriche come attestazione dell’avvenuta consegna e presa in carico della merce.