Ottimizzare e non perdere le informazioni necessarie al processo critico

La trasformazione in digitale di documenti cartacei e la loro conservazione interessa alle imprese e alle organizzazioni tutte, che hanno la necessità di ridurre il tempo di acquisizione e ricerca dei documenti e i costi di gestione dei loro archivi.

I processi di gestione cartacea dei documenti sono costosi, hanno un forte impatto ambientale, mancano di trasparenza, sono difficili da condividere e poco sicuri. Una gestione documentale informatizzata permette di evitare sprechi informativi, ridondanza dei dati, ridurre la presenza cartacea in archivi e conservare in modo conforme alle norme documenti sensibili e/o ridurre la creazione di nuovi documenti cartacei, di eliminare quelli presenti negli archivi, sostituendoli con nuovi documenti elettronici.

Un sistema di Enterprise Content Management (ECM) è il vero motore di un compiuto processo di integrazione e centralizzazione del contenuto proveniente dal documento che permette agli utenti di catturare, gestire, recuperare e distribuire le informazioni L'adozione di un sistema di gestione dei contenuti permette alle imprese enti pubblici e privati di automatizzare la migrazione da carta a digitale, al personale di lavorare insieme in modo più efficiente, sia all'interno che all'esterno dell'ente, di sfruttare i flussi di lavoro digitali per un'ampia gamma di processi aziendali, come ad esempio la gestione dei creditori, le nuove assunzioni, la gestione dei contratti.