Outsourcing

Le grandi imprese possono trarre benefici dalla standardizzazione e unificazione su scala aziendale dei processi di gestione documentale. In un contesto, come quello odierno, dove la competitività si fa sempre più marcata, la focalizzazione sul core business è alla base del successo di qualsiasi organizzazione. La specializzazione necessaria per raggiungere i livelli di eccellenza richiesti dal mercato richiede un impegno non solo in termini di risorse umane ma anche economico, meglio dunque affidarsi ad un outsourcer. Il ricorso a specialisti esterni per la gestione dei processi documentali consente alle organizzazioni di ottenere i livelli di eccellenza necessari per competere sul mercato.
In alcuni settori quali Retail e GDO è particolarmente sentita l’esigenza di ottimizzare i processi di comunicazione centro/periferia e puntare su servizi ed applicazioni in outsourcing, quali la conservazione sostitutiva, la gestione del ciclo passivo, la digitalizzazione degli archivi, possono costituire una soluzione vincente.

Affidare ad un patner in outsourcing interi processi di business a elevata intensità documentale può contribuire a raggiungere obiettivi di ogni organizzazione sia di crescita che di riduzione dei costi. I benefici che si posso trarre dall’outsourcing sono la riduzione delle spese per l'attrezzatura hardware e software, per l'assistenza tecnica, per i materiali di consumo, per l'infrastruttura IT, ecc..

La funzione aziendale più interessata dall’outsourcing è quella delle risorse umane, in particolare la gestione di buste paga e contributi. Le imprese invece tendono poco ad esternalizzare la gestione delle note spese, che è l’attività, specie per le grandi organizzazioni, che richiede molto tempo e impegna molte risorse. L’affidamento del processo di gestione delle note spese ad un outsourcer permette all’impresa di guadagnare efficienza, di garantire il totale rispetto delle policy aziendali e di abbattere i costi interni, mentre aiuta il personale a velocizzare i tempi, abbattere il margine di errore e semplificare le procedure. Un altro beneficio dell’outsourcing, che molte volte viene sottovalutato dalle imprese, è la possibilità di recuperare gli importi IVA, sia esteri sia locali, che altrimenti verrebbero imputati a costo.

L’ottimizzazione dei processi legati al ciclo passivo nei settori Insurance, Banking, Financing, Telco Retail e GDO si riflette sulle seguenti funzioni aziendali: vendite, logistica, approvvigionamenti.

Nell’ambito dell’amministrazione il processo di gestione del ciclo passivo rappresenta le maggiori criticità in quanto sono molteplici i canali tramite i quali possono giungere fatture e quant’altro, come sono numerose le tipologie di formato dei documenti, tutto ciò rende complessa la normalizzazione e il recupero delle informazioni essenziali.